E-mailová komunikace v dnešní době dávno předčila klasické dopisy. Po e-mailu vyřizujeme žádosti o zaměstnání, pracovní korespondenci i stížnosti či žádosti. Umět napsat formální e-mail je základem úspěchu. Přečtěte si, jaké jsou zásady formální e-mailové komunikace.
-
Zapomeňte na přezdívky
Adresa, ze které e-mail odesíláte, by měla obsahovat vaše jméno a příjmení. Zapomeňte na přezdívky a zdrobněliny. Pokud obdržíte e-mail z e-mailové schránky beruska387@seznam.cz, tak asi na vašeho zákazníka nebudete působit příliš seriózně.
-
Výstižný předmět
Vytížený člověk šetří každou minutu, a proto mu vyjděte vstříc tím, že jasně zformulujete, o co v e-mailu jde. Do předmětu nepište slova jako „kontakt“, „pozdrav“ nebo „prosba o radu“. Jedním, maximálně dvěma slovy vystihněte, čeho se zpráva týká.
-
Vhodné oslovení
Ačkoli je dnes korespondence méně formální, než byla v době ručně psaných dopisů, správné oslovení je základ. Při běžné komunikaci nic nezkazíte obyčejným „Vážená paní/Vážený pane + příjmení“. Nezapomeňte ale správně skloňovat. Největší kámen úrazu bývá v mužských příjmeních končící na –ec. Vzpomeňte si na základní školu a vzor soudce. Na akademické půdě nahraďte příjmení nejvyšším akademickým titulem adresáta. Pokud píšete na adresu organizace či uskupení (zejména jde o adresy začínající info@), nejspíš neznáte jméno příjemce. Dá se také předpokládat, že adresátů je několik. V tomto případě zvolte oslovení „Vážení“.
-
Obsah zprávy
I kdybyste o adresátovi nevěděli vůbec nic, jednou věcí si můžete být jisti: že spěchá. Chcete-li, aby váš e-mail padl na úrodnou půdu, snažte se příjemci vyjít vstříc tím, že mu ušetříte čas. Text dělte do odstavců a do toho prvního uveďe nejdůležitější informace. Dejte si záležet na správném pravopisu a pište stručně. Zapomeňte na hovorové nebo vulgární výrazy. Pokud k e-mailu připojujete přílohu, už ve zprávě na ni upozorněte.
-
Zakončení a podpis
Nejvhodnějším způsobem zakončení formálního e-mailu jsou formulky „S pozdravem“, „S úctou“ nebo „S přáním hezkého dne“. Nakonec uveďte své jméno a příjmení, popřípadě další kontakt na vás.
-
Poslední kontrola a odeslat!
I když už znáte svůj e-mail nazpaměť, poslední kontrolu nevynechávejte. Překlepy sice někdy vyloudí úsměv na tváři, ve formální komunikaci je ale lepší se jim vyhnout.
Vistos CRM a jeho e-maily
Pokud posíláte často e-maily, Vistos CRM pro vás může být velkým pomocníkem, který usnadní práci! Zvládá hromadné e-maily, cílení na konkrétní skupiny adresátů, e-maily je možné vyhotovit v personifikované podobě. Samozřejmostí je možnost automaticky generovaných e-mailů, které se zasílají vašim kontakům a vy mezitím můžete dělat něco jiného. A jako správné CRM řešení tyto e-maily přiřazuje k vašim aktivitám, takže pokud budete někdy v budoucnu chtít oslovit paní Vomáčkovou, budete vědět, že jste jí 24. 12. 2016 přáli k Vánocům – vše pohromadě a přehledné.
